Comment préparer et faire une paie avec la sécurité sociale ?
En Espagne, il y a environ 16 millions d’employés, ce qui signifie que, chaque mois, 16 millions de fiches de paie sont établies par les entreprises. C’est un document essentiel, avec quelques complexités dues aux différents concepts et rétentions. Aujourd’hui nous allons voir comment préparer une paie en tenant compte de tous les aspects nécessaires.
La gestion de la paie, une tâche fondamentale dans les entreprises
La paie comme outil de motivation
Je l’ai mentionné dans l’introduction, en Espagne, il y a des millions d’employés. Pour chacun de ces travailleurs, la collecte de la paie est la priorité absolue et la principale motivation à faire des efforts dans leur travail. Pour cette raison, une bonne gestion de la paie, claire et sans erreur, est essentielle pour assurer la motivation du personnel.
La théorie c’est bien, mais la pratique c’est plus important
La législation étant relativement complexe et en constante évolution, il est très important de pouvoir s’appuyer sur professionnels des ressources humaines bien formés dans la préparation de la paie. Ce sont des personnes expérimentées qui, de par la pratique, savent établir des reçus en tenant compte de la sécurité sociale et des paramètres requis.
Ces mêmes professionnels sont également capable d’expliquer aux employés le détail du calcul et répondre à leurs questions. Par exemple, un classique est le cas d’un travailleur qui commence au milieu de l’année et qui a une faible retenue d’impôt sur le revenu à ce moment-là. Lors de la première paie de l’année suivante, vous recevez un montant net inférieur, car la retenue a augmenté. C’est une question simple, mais il y a beaucoup d’impôts et de retenues à la source, et seuls les experts comprennent les choses en détail.
Il est essentiel pour un gestionnaire de paie d’être formé et mis à jour, mais surtout avoir une expérience pratique. Parce qu’il n’y a pratiquement pas deux masses salariales identiques. De nombreux éléments sont pris en compte, des accords sectoriels aux caractéristiques personnelles en passant par les types de contrats.
Peut-on préparer une paie avec Excel ?
Tout comme vous pouvez créer des factures à l’aide d’un tableur, vous pouvez également préparer une paie avec vos numéros de sécurité sociale dans un fichier Excel. Bien sûr, toute préparation manuelle implique une risque d’erreuril faudra donc revoir encore et encore la sécurité sociale et les prélèvements pour s’assurer que tout va bien.
Comme alternative, il est bon d’avoir un programme informatique spécialisé aux ressources humaines ou à la paie, qui feront une part importante du travail.
Comment faire une paie : les étapes
Données à connaître avant de commencer à préparer la paie
- Le type de contrat (temps partiel, durée indéterminée, durée déterminée). Plusieurs facteurs en dépendent, comme le pourcentage des cotisations de sécurité sociale.
- Le montant de la masse salariale. Le pourcentage de l’IRPF dépend de la rémunération et la cotisation de sécurité sociale est plafonnée.
- La situation personnelle du salarié. Une personne mariée ou avec des enfants peut avoir une autre retenue d’impôt sur le revenu des particuliers.
- Une entente. Des éléments tels que les indemnités, les heures supplémentaires ou les compléments de salaire peuvent être influencés par la convention collective.
- Catégorie professionnelle et groupe de devis.
- Paiements supplémentaires. Évidemment, les prorata n’est pas la même chose que de les payer dans les périodes prévues. De plus, cela peut avoir un impact sur l’impôt sur le revenu des particuliers.
- Si l’employé a été court pour une raison quelconque, cela se reflétera dans la masse salariale avec les calculs correspondants.
Les différentes parties d’une paie
- en-tête de paie: détails de l’entreprise, du travailleur et de la période de règlement.
- Gains: versements salariaux (salaire de base, suppléments, heures supplémentaires, sursalaires, perfectionnements volontaires) et non salariaux (per diem, kilométrage, indemnités…).
- déductions: Cotisation sociale, impôt sur le revenu des personnes physiques, autres déductions.
- liquide à recevoir: le montant que le travailleur recevra.
- pied de page de la paie: le détail du calcul des cotisations.
Comment sont calculées les cotisations de sécurité sociale ?
La sécurité sociale est calculée sur deux bases :
- L’assiette de cotisation pour risques communs (BCCC) s’obtient en ajoutant : salaire de base + compléments de salaire soumis à cotisation + répartition des versements supplémentaires. Un taux de 4,70 % est appliqué au BCCC pour le calcul des éventualités communes.
- L’assiette de cotisation pour risques professionnels et perception conjointe est obtenue en additionnant le BCCC et la valeur des heures supplémentaires effectuées. 1,55% est appliqué à cette assiette pour le chômage dans le cas des contrats à durée indéterminée et 1,60% dans le cas des contrats à durée déterminée. Sur ce total, 0,10% est également appliqué pour la formation.
A cela s’ajoute la contribution pour éventualités communes des heures supplémentaires, 4,70 % lorsqu’il s’agit d’heures supplémentaires normales, et 2 % lorsqu’il s’agit de cas de force majeure.
Comment est calculée la retenue d’impôt sur le revenu ?
La base de calcul du montant soumis au prélèvement de l’Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques est prise en compte total cumulé auquel sont soustraits les montants exonérés d’impôt sur le revenu des personnes physiques (per diem, indemnité, etc.).
En fonction de cette base et de la situation personnelle du salarié, le Trésor dispose d’un calculateur qui permet de déterminer le pourcentage applicable.
Cet article n’a pas l’intention d’être totalement exhaustif en expliquant chaque section d’une paie. Mais je pense qu’avec ces données vous avez déjà le plus important pour comprendre comment préparer une paie avec leur sécurité sociale respective.
