Définir la structure de votre adresse email professionnelle

Lorsque vous démarrez votre entreprise, vous devez prendre de nombreuses petites décisions à fort impact, comme le choix d’un nom de domaine. Aujourd’hui, nous allons nous concentrer sur ce que vous devez prendre en compte pour une autre de ces petites décisions : la structure de votre adresse messagerie professionnelle. Je veux dire l’adresse elle-même, mais aussi le nom de l’expéditeur que vous souhaitez voir apparaître par défaut.

Pourquoi la structure d’une adresse e-mail est-elle importante ?

Le courrier électronique est l’un des outils de communication les plus utilisés en entreprise aujourd’hui. Plusieurs fois le premier contact que vous allez avoir avec des clients, des fournisseurs ou des collaborateurs se fera par le biais de votre adresse e-mail. Cela peut sembler être un problème insignifiant, mais il est en fait très important que vous preniez soin de tous les détails, pour deux raisons principales :

• Vous souhaitez faciliter l’inscription et l’enregistrement de votre adresse e-mail pour vos contacts.
• Vous souhaitez faire bonne impression lorsque vous envoyez une communication.

Comment une adresse e-mail est-elle structurée ?

A présent, je pense que tout le monde sait qu’une adresse e-mail se compose de deux parties séparées par le symbole @ (arobase) : d’une part, l’adresse, et d’autre part, le domaine correspondant. Par conséquent, l’e-mail nom.nom@votreentreprise.com fait référence à l’adresse « prénom.nom » dans le domaine « votreentreprise.com ».

Comme je l’ai déjà écrit dans le blog sur le choix du nom de domaine pour votre entreprise ou votre activité en ligne, dans cet article, je vais me concentrer principalement sur la section sur adresse.

De plus, comme chaque e-mail est généralement configuré avec un nom de l’expéditeurnous verrons également comment optimiser cette description.

Choisir son adresse email professionnelle

Regardons d’abord le cas des adresses e-mail des personnes qui travaillent dans votre entreprise. Ensuite on s’intéressera aux adresses génériques pour les informations, l’aide, le service client, les commandes, les newsletters, etc…

Structure d’une adresse email professionnelle pour une personne

En règle générale, les entreprises choisissent une adresse en fonction du nom de la personne, les options les plus courantes étant d’utiliser le prénom et le nom de famille, les initiales ou simplement le nom.

Nom complet

Utiliser le nom complet, par exemple dans mon cas « antoine.kerfant » ou « antoinekerfant » a l’avantage de indiquez clairement à l’autre personne qui est votre contact, même dans les situations où le nom de l’expéditeur n’apparaît pas : par exemple, si on vous demande votre courrier lors d’une conversation téléphonique. Mais il a aussi plusieurs inconvénients. Si vous avez un nom étrange ou étranger (comme le mien), il peut devenir fastidieux d’épeler l’e-mail.

Donner votre nom complet peut également être un problème. confidentialité. Ce n’est pas la même chose de s’appeler José García que d’avoir un nom inhabituel, sur lequel n’importe qui pourrait enquêter. Et, si ce n’est pas un problème lorsque vous rendez déjà votre nom public, comme je le suis, cela peut signifier donner trop d’informations sur des personnes alors que leur nom n’a pas besoin d’être connu.

Initiales

L’utilisation des initiales a pour principal avantage de rendre l’adresse e-mail beaucoup plus court, facile à retenir et à épeler, en plus de ne pas révéler beaucoup d’informations sur les personnes lorsque ce n’est pas strictement nécessaire. Dans mon cas, mon adresse principale commence simplement par « ak » suivi du nom de domaine.

L’inconvénient est lorsque vous avez plus d’une personne avec les mêmes initiales dans votre entreprise, un cas assez fréquent.

nom

De nombreuses entreprises modernes, en particulier les startups, choisissent d’utiliser uniquement le nom dans l’adresse e-mail. C’est une solution qui mise sur la simplicité, en plus de générer un sentiment de proximité avec les contacts. C’est un petit détail, mais il semble moins formel et plus convivial si María m’écrit à la place de María López.

L’inconvénient est qu’en Espagne, certains noms sont souvent répétés, et pas seulement José et María, ce n’est donc généralement valable que pour les petites organisations.

Autres données sur la structure de l’adresse e-mail

Bien sûr, ils peuvent être faits combinaisons. Certaines entreprises choisissent de combiner l’initiale du prénom avec le nom de famille complet, ou vice versa.

Un autre élément à prendre en compte est de savoir s’il faut utiliser symboles sous forme de traits d’union ou de points pour séparer les mots. A mon avis, quand on choisit de mettre un prénom et un nom, le plus propre est de les séparer par un point. Pour les autres options, vous ne souhaitez probablement pas inclure de séparation.

Choisissez l’adresse e-mail pour des fonctions spécifiques

Demande d’information

Le plus courant est d’utiliser le préfixe « Info», et de nombreuses entreprises choisissent cette option. Cependant, cela a un coût. Les robots dédiés au spam envoient généralement par défaut des e-mails à l’adresse info@votreentreprise.com. Mais la même chose se produit avec d’autres préfixes courants tels que « contact » ou similaire.

Ces dernières années, l’utilisation du préfixe « Salut”. L’idée est similaire à ce que j’ai mentionné avant d’utiliser uniquement le nom. Un contact plus informel et plus étroit est créé.

Bulletins et communications

Les entreprises utilisent toutes sortes de préfixes pour leurs communications. Ils peuvent être les mêmes que nous avons cités précédemment (info, bonjour) ou les classiques «pas de réponses» qui précise très clairement qu’aucune réponse au mail n’est attendue. Il y a aussi des utilisations fréquentes dela communication”, “bulletin”, “bulletin» ainsi que le nom de l’entreprise lui-même.

ordres

Si vous recevez des commandes en ligne, vous souhaiterez peut-être disposer d’une adresse e-mail spécifique pour recevoir les e-mails associés, afin qu’ils ne soient pas perdus parmi le reste des communications. Entre les demandes d’informations, les spams et autres messages, il est très courant que la boîte aux lettres d’un compte d’entreprise soit saturée.

Choisissez le nom de l’expéditeur

Lorsque vous envoyez un e-mail à vos contacts, la première chose qu’ils verront Ce n’est pas votre adresse, mais le nom de l’expéditeur que vous avez configuré lors de la définition de la structure de votre email. Par conséquent, il est important de s’arrêter une seconde pour bien faire les choses.

• Indiquez votre nom et prénom. C’est le plus courant, et probablement le plus conseillé. Clarifiez les choses et vos contacts n’auront aucun doute à qui ils parlent.
• Mettez votre nom et le nom de votre entreprise. Les entreprises le font beaucoup ces derniers temps, notamment pour le service client. Encore une fois, il s’agit de créer cette proximité avec le contact.
• Vérifiez les paramètres actuels. Si vous ne faites rien, il apparaîtra probablement comme l’expéditeur de votre adresse e-mail, et cela n’a pas l’air très bien. Mieux vaut prendre quelques secondes pour l’examiner.

Ce qui est bien, c’est qu’une fois que vous avez défini la structure de votre adresse email professionnelle (et des autres emails de votre entreprise), vous n’avez plus à vous en préoccuper. Mais cela vaut la peine d’investir un peu de temps. Cela vous aidera à avoir une meilleure image.